Negli articoli precedenti si tentato di chiarire come il sistema dei controlli rappresenti oggi lo strumento di gestione dei rischi aziendali.
Uno dei problemi che probabilmente (a voi la possibilità di cambiare l’avverbio) la maggior parte delle aziende italiane si trovano ad affrontare e la complessità e ridondanza dei controlli, che presentano spesso sovrapposizioni e duplicazioni di attività tra una pluralità di organi e funzioni, con il conseguente possibile insorgere di conflitti tra gli stessi e di stress organizzativi e operativi per l’intera società.
Ciò è sicuramente dovuto a diversi fattori: da un lato infatti il panorama italiano relativo all’assetto del sistema di controllo interno si caratterizza per una ripetuta stratificazione di disposizioni di rango legislativo, che intervengono in numerosi settori imponendo disposizioni organizzative (overshooting) ; a queste si aggiungono (spesso come risposta alla normativa cogente) le best practices di matrice autodisciplinare (es. Codici di autodisciplina, Linee guida ecc.) dall’altro l’adozione, più o meno volontaria, di sistemi di gestione conformi a standard internazionali, impone una continua sovrapposizione di elementi di controllo, il cui processo di agognata integrazione non risulta agevole. Inoltre alcune imprese che hanno provato ad avviare il processo di integrazione dei sistemi di controllo lamentano non pochi intralci e ritardi per via delle sovrapposizioni di ruoli, delle duplicazioni di funzioni (overlapping) e delle frammentazioni e dispersioni di compiti che spesso interessano l’attività di controllo interno, senza trarre gli auspicati benefìci dalle sinergie organizzative e informative instaurate.
Uno strumento utile alla “taratura” del SCI può essere rappresentato dalla mappatura dei controlli. Questa permette di fotografare l’intero sistema dei controlli, utilizzando come riferimento il modello organizzativo più complesso (es. il modello organizzativo ex D.Lgs. 231/01) rintracciando l’insieme dei presidi definiti per la gestione del rischio (singoli elementi di controllo, procedure, strutture e risorse).
Sono molteplici i benefici di questa attività che potremmo definire “l’inventario dei controlli”. La rappresentazione dell’insieme dei controlli esistenti in azienda rappresenta un utile strumento sotto diversi profili:
- rappresenta uno strumento utile agli organi di controlli nella loro attività di verifica di conformità e di individuazione di andamenti anomali;
- permette di rintracciare (direi in modo chirurgico) sia le possibili ridondanze degli elementi di controllo sia possibili contraddizioni nell’applicazione dei presidi, oltre che sovrapposizioni di ruoli, delle duplicazioni di funzioni, frammentazioni e dispersioni di compiti;
- permette di evidenziare situazioni di possibile over controllo o aree più “deboli” cui potrebbero necessitare di interventi organizzativi;
- rappresenta uno strumento di “assurance” finalizzata al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dell’organizzazione volto a generare valore aggiunto, in quanto diretto a valutare e migliorare i processi di controllo, di gestione dei rischi e di corporate governance.
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